יום גיבוש לעובדים: כך יוצאים עם יותר מצילום

בשעה 09:15 האוטובוס כבר חזר מהפעילות הראשונה. יש תמונות, יש קפה, יש כמה עובדים שמנסים להבין אם הם אמורים לשתף פעולה או פשוט למצוא צל. מנהלת משאבי האנוש מביטה בלוח הזמנים ושואלת את עצמה בשקט את השאלה המוכרת: איך היום הזה לא ייגמר רק ב”היה נחמד”?

יום גיבוש לא צריך להפוך ליום לימודים בתחפושת, וגם לא כל משחק חייב ללמד לקח. אבל כשהוא מחובר למה שהצוות פוגש בעבודה, הוא יכול להשאיר אחריו יותר מזיכרון של ארוחה טובה. ההבדל מתחיל בהחלטות הקטנות שמקבלים לפני, במהלך ואחרי האירוע.

לפני שמזמינים, מחליטים מה רוצים לזכור

קל להתחיל בבחירת מקום, אטרקציה או לו”ז. אלו החלטות חשובות, אבל הן אינן עונות על השאלה מה הצוות אמור לקחת מהיום. נסו להגדיר במשפט אחד מה הייתם רוצים שיישאר בשיחה של העובדים בדרך הביתה, או בישיבת הצוות הבאה.

המטרה יכולה להיות היכרות בין אנשים שלא עובדים יחד, חיזוק תחושת שותפות, פתיחה של שיחה על תקשורת או פשוט עצירה משגרת עומס. אין כאן תשובה “נכונה” במיוחד. יש רק צורך להחליט מה במרכז, כדי שלא תבקשו מאותו יום גם להצחיק, גם ללמד, גם לפתור מתחים וגם לגרום לכולם לשיר בקאנון.

כדאי לאסוף מראש כמה דוגמאות כלליות מהשטח. אילו רגעים חוזרים אצלכם? איפה אנשים תלויים זה בזה אבל כמעט לא מדברים? המידע הזה אינו כתב אישום נגד הצוות, והוא גם לא דורש שמות. הוא רק נותן לתוכן ולחוויה כתובת אמיתית.

אפשר להשתמש ברשימת בדיקה קצרה לפני שסוגרים את היום:

• מי המשתתפים, ומה רמת ההיכרות ביניהם?
• איזה מצב עבודה מוכר היינו רוצים להציף בעדינות?
• מהי רמת ההשתתפות שהקבוצה תרגיש בה נוח?
• כמה זמן באמת עומד לרשות התוכן, בלי לספור זמני איחור דמיוניים?
• מהו צעד קטן שאפשר לנסות לאחר האירוע?

יום גיבוש לעובדים צריך חיבור לעבודה

החיבור לעבודה אינו אומר שכל דבר צריך להיות מקצועי בכוח. פעילות טובה יכולה להיות קלילה, מצחיקה או אפילו מעט מביכה במידה הנכונה. השאלה היא אם אחריה אפשר לומר משהו מדויק על האופן שבו הצוות מקשיב, מחלק משימות, מבקש עזרה או מניח שהאחר כבר הבין.

אם משלבים הרצאה או סדנה, שווה לבקש מהמרצה לחבר את הרעיונות למצבים יום-יומיים של הקבוצה. למשל, שיחה בין מחלקות, פגישה שבה כולם מדברים מהר מדי, או בקשה שנאמרה כהנחיה ברורה אבל נשמעה לכל אחד אחרת. כך התוכן לא מגיע מבחוץ כאורח חגיגי, אלא פוגש משהו שכבר קיים בחדר.

גם החוויה עצמה יכולה לייצר חומר לשיחה. לא צריך לנתח כל משחק כאילו נפתח תיק בחדר החקירות. מספיק לבחור רגע אחד ולהזמין את המשתתפים לשים לב למה קרה: מי שאל לפני שפעל, מי לקח הובלה, ומתי מישהו עצר כדי לוודא שהוא הבין.

בונים קצב של חוויה, תוכן ומרחב

יום גיבוש נוטה להתמלא מהר. יש נסיעה, אוכל, פעילות, צילום קבוצתי, עוד פעילות, ואז מישהו מגלה שהזמן שהוקצה לתוכן התכווץ לעשרים דקות. לכן כדאי לבנות רצף פשוט: חוויה שמכניסה אנרגיה, תוכן שמציע זווית, ומרחב קצר לעיבוד או לתרגול.

המרחב הזה לא חייב להיות דיון ארוך מול כולם. אפשר לתת לזוגות לדבר שתי דקות, לבקש מכל צוות לבחור תובנה אחת, או לשאול שאלה קצרה בהצבעה. מה שחשוב הוא שהמשתתפים יעשו פעולה מחשבתית ולא רק יאזינו לעוד מסר שנוח להסכים איתו.

כדאי גם להגן על הקצב מפני עודף משימות. אם התוכנית כוללת תחרות, משימה, שיתוף, סיכום ומתנה בכל רבע שעה, אנשים עסוקים בלשרוד את המצגת של היום. לעיתים פעילות אחת טובה ושיחה קצרה אחריה מייצרות יותר חיבור מחמישה מעברים עם מוזיקת רקע.

שאלות שמחזירות את הצוות למציאות

שאלה טובה ביום כזה אינה בוחנת מי היה הכי מהיר או מי זוכר את חוקי המשחק. היא עוזרת לקבוצה לתרגם חוויה למצב מוכר. עדיף לשאול בקול, לתת כמה שניות לחשיבה, ולא למהר להציל את השקט. גם השקט עובד, כל עוד לא מכריזים עליו כאויב הארגון.

אפשר להשתמש בשאלות כמו:

• “באיזה רגע בעבודה אנחנו מאבדים זה את זה בלי לשים לב?”
• “מה היה קורה כאן אילו עצרנו לשאלה אחת לפני שנתנו תשובה?”
• “מה אני צריך מהצוות כדי לנסות את זה כבר השבוע?”
• “איך נדע שעשינו צעד קטן ולא רק דיברנו יפה?”

לא כל שאלה מתאימה לכל קבוצה. בקהל חדש או מסויג עדיף להתחיל בשאלה על מצב כללי, ולא לבקש וידוי אישי מול מנהל. בקבוצה ותיקה אפשר להעמיק מעט יותר, בתנאי שמבהירים שהמטרה היא ללמוד מדפוס ולא למצוא אשם תורן.

מה עושים בשבוע שאחרי

הבדיקה האמיתית של יום גיבוש מתחילה כשחוזרים ליומנים, לפגישות ולמיילים. אין צורך להקים ועדת המשך או לשלוח מצגת של ארבעים שקופיות. מנהל או מנהלת יכולים לפתוח את ישיבת הצוות הבאה בשתי דקות על רעיון אחד מהיום ולבקש דוגמה למקום שבו כדאי לנסות אותו.

אפשר גם לבחור הרגל קטן לזמן מוגבל. למשל, לפתוח ישיבה בשאלה שמבהירה ציפייה, לסכם החלטה לפני שעוברים הלאה, או לבקש מאדם אחד לשקף מה שמע. כשהניסוי קטן ומוגדר, קל יותר לבדוק אם הוא הועיל ואיפה הוא נתקע.

שבוע לאחר מכן, שאלו את המשתתפים מה נשאר איתם. לא צריך סקר עם תרשימים צבעוניים כדי לקבל תשובה מועילה. שיחה קצרה על מה היה שימושי, מה נשכח ומה היה קשה ליישם תעזור להבין אם בפעם הבאה נכון לשנות את המינון בין חוויה, תוכן ותרגול.

יום גיבוש טוב מאפשר לצוות ליהנות יחד, אבל גם נותן לו שפה קטנה להמשך. בדקו איזה רגע עבודה אמיתי אתם רוצים לפגוש ביום כזה, ואיזה צעד יהיה סביר לנסות כשהתמונות כבר יירדו מהקבוצה.

מקורות וקריאה נוספת

הכלים והעקרונות במאמר נשענים על מקורות מקצועיים ומחקריים. מי שרוצה להעמיק:

• Deci, Olafsen & Ryan, Annual Review of Organizational Psychology, 2017 - סקירה שנתית של תיאוריית ההכוונה העצמית בעבודה: אוטונומיה, מסוגלות ושייכות כבסיס למוטיבציה פנימית.
• Gallup, State of the Global Workplace - סקר עולמי שנתי על מצב מקום העבודה: שיעורי המעורבות, השחיקה והתחלופה, כולל נתוני ישראל.
• Van den Broeck et al., Journal of Management, 2016 - סקירה של עשרות מחקרים על צורכי בסיס בעבודה: איך סיפוק אוטונומיה, מסוגלות ושייכות קשור לביצועים ולרווחה.